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議事録の書き方

議事録とは

議事録? 議事録とは会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録し、それを伝えるための文書です。
人類の歴史をひもといても、会議は常に重要な役割を果たしており、それは現代社会においても同様です。
会社、企業間、顧客との間において会議は日常的に開催され、また企業以外の場面においても、さまざまな会議が開催されています。 会議の内容や情報を共有する目的で、議事録を作成する機会は非常に多く、その重要度は高いといえるでしょう。
会議には、社内の部門ごと、また出席者を限定する小規模なものから、株主総会や、国会・地方自治体の議会などの大規模なものもあります。 議事録はそういった会議や打ち合わせの内容を、事後の証拠資料、参考資料として記録保存しておくための重要な文書です。

議事録作成のメリット・目的・用途

メリット 会議は情報を共有化し、今後の方針や方向性を決めるために行います。
議事録の作成は、出席者が決定事項を確認することはもとより、会議に参加していない人と情報を共有し、決定事項を明示することにより、時間の経過による記憶の劣化を防ぎ、今後の活動の羅針盤とすることができます。
「誰が何を発言したか」を明確にすることによって、トラブルを防ぎ、決定事項が口約束になることを防ぐことができます。 また、社外関係者との会議の議事録は、覚書と同等な契約書になり、会社間の約束事にもなります。

議事録の作成手段・方法

手法・方法 議事録を作成するには、まず、会議の規模や必要性などによって最適な記録をする必要があります。
速記を依頼する、録音や録画をする、メモをとる、といった方法が一般的で、それらの記録を元に議事録を作成します。
国会や自治体などの議会では、すべての発言を記録しなければならないため、従来速記という方法が採られてきました。
速記は日本だけでなく世界各国に存在し、起源は古代ローマ以前にさかのぼることができます。
速記はほぼ限られた場面で、資格を取得した速記士が行い、国会や地方自治体の議会以外では、あまり一般的に目にすることはないかもしれません。
すべての発言を記録する場合の手段としては、速記を依頼する他に、録音や録画したものを速記会社へ委託する方法もあります。
録音や録画したものを元に、一から議事録を作成するのは、想像以上に時間と労力のかかるものです。会議が長時間におよぶ場合にはなおさらです。
会議録作成の担当者が、何日もかけて作成することを考えると、プロに任せるのも1つの手段です。
小規模な会議や短時間の会議の場合には、メモをとるのが一番効率的でしょう。
メモは面倒だし内容を書きもらすのが怖いからと録音に頼ってしまうと、後から「文字おこし」をすることとなり、大変な手間がかかります。録音はあくまでも補助的に行い、会議中はしっかりとメモをとっておきましょう。

 

議事録を作成するに当たっての3ステップ

ステップ 1
議事録を作成するに当たって、記録すべき項目を事前に確認しておきます。
開催日時や議題、出席者など、事前に分かる場合には、それらの情報を会議が始まる前に記録しておくと、会議の開始の時に慌てなくてすみます。会議はわりと慌しく始まることも多いので、会議の開催時刻の記録を忘れたりということも考えられます。事前に準備できるところは準備しておくとよいでしょう。
ステップ 2
会議が始まったら、メモを取ります。会議の最初から最後まで極力すべてを記録しましょう。
その日の会議で決定した事項、金額や日時、次回の課題などの重要な情報は漏らさないように注意するのは当然ですが、それ以外にも、会議の過程(途中)で出てきた金額や日時なども重要な場合がありますので、メモの段階では重要かどうかの自己判断はせず、漏れなく記録しましょう。
また、「誰が言ったか」は後で分からなくなりますので、発言内容とともに必ず記録しておきましょう。
なお、発言者の記録には、記号や略号など、自分でわかるようなサインを付けておくとよいでしょう。
余談ですが、不要かなと思う発言でも極力メモをしておくと、あとで議事録を作成するときに、その時の情景が浮かび、議事録作成の手助けとなってくれることもありますよ。
ステップ 3
  • 【表題】
  • 【日時】
  • 【場所】
  • 【出席者】
  • 【要旨(決定事項)】
  • 【会議内容】
  • 【次回会議日程】
  • 【所見】

いよいよ議事録の作成です。
会社などで決まったフォーマットがある場合には、それに従って作成していきましょう。
一般的には、以下の順で記載しましょう。(ビジネス文書としての議事録の形式)
【表題】
会議の名称です。読む側に一目で会議の概要がわかるようにしましょう。
【日時】
開始日時と終了日時を「西暦」と「24時間表示」で表しましょう。また議事録が時に裁判の証拠になる可能性もありますので、会議の時間は何時何分という詳細なところまで記述しましょう。
【場所】
対外的な会議であれば、相手の自分たちに対する扱いが読む側に伝わります。また、会議のレベルを伝える役割もありますので、開催場所は正確に記録しましょう。
【出席者】
社名・部署・役職など詳細もあわせて書きます。対外的な会議であれば、まずお客様から、偉い順に書きましょう。参加者が多い場合や社内での打ち合わせなどの場合、「さん」「様」などの敬称を省略してもよいでしょう。ただし、省略する場合は「敬称略」と必ず書いておきましょう。同じ部署の人は並べて記入しますが、部署内の序列があればそれも考慮して書きましょう。
【要旨(決定事項)】
会議内容の要旨(決定事項)をまとめます。「具体的な数値」「方法」「事実」を明記するとよいでしょう。
【会議内容】
要旨を受け、さらに詳細に会議の内容を説明しましょう。
「見出し」→「小見出し」→「説明文」の三階層に分けて書くとわかりやすいでしょう。「見出し」の説明を「小見出し」で、「小見出し」の説明を「説明文」でするようにします。
【次回会議日程】
次回の日程を「西暦」「24時間表記」を用い、「曜日」や「会議の場所」まで詳細に記入しましょう。あわせて参加者についても言及しておきます。
【所見】
自分の意見を書くことができます。省略する場合がありますが、書く場合は数行程度で簡潔に書きましょう。他社など外部に提出する議事録の場合や、差し出がましく受け取られる状況では書かない方がよいでしょう。


議事録作成のポイント

  • ポイント!会議で決まったことは必ず記載する。
  • 決定事項の決裁権限者がどのように判断しているかを記載する。
  • 担当者、日時、数量、目的、場所、手段、理由など具体的な事柄を正確に記載する。
  • 発言を受けたとき、「だれ」が「なに」を「言った」のか、また「する」のかを記載する。
  • 読み手のことを考えて、適度な余白を設けたり、字面を揃えたりする。
  • 語尾を統一する。(最初は敬体なのに、最後の方は常体になっていたりすることもありますので。)
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