個人情報保護方針

株式会社議事録発行センターは、個人情報は個人の重要な財産であることを常に念頭におき、個人情報保護の重要性を自覚し、これに関する法令並びに社会秩序を遵守の上、以下のとおり個人情報保護方針を制定し、これを実行し維持することに努めます。

1. 個人情報の適正な取得
   当社は、文書作成業務、データ処理業務及び情報処理業務において、適正かつ公正な手段により個人情報を取得します。
2. 個人情報の利用、提供
   当社は、収集時に明らかにした目的以外の利用は行わないよう管理し、目的外の利用、提供を行わないための措置を講じます。
3. 安全対策の実施
   当社は、個人情報の取扱いにあたり、個人情報の正確性の保持に努め、不正アクセス、漏えい、滅失又はき損を防止するため、効果的な安全管理措置を講じます。また、安全管理措置に問題が確認された場合は、原因を把握し有効な是正処置を講じます。
4. 法令、指針、規範の遵守
   当社は、個人情報の保護に関する法令、個人情報の保護に係る国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
5. 苦情及び相談への対応
   当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談、また個人情報に係るご本人からの開示、訂正、削除や利用停止等の求めに対し、遅滞なく適切に対応します。
6. 運用体制の整備
   当社は、個人情報を適正に取扱うための規程、細則、手順等を定め、体制を整備し、個人情報保護マネジメントシステムを維持し、継続的な改善を行います。

2005年2月1日 制定
2020年9月1日 改訂

株式会社議事録発行センター
代表取締役 友野 泰志

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせについて

個人情報の取扱いに関する苦情・相談は下記までお願いいたします。

当社は、認定個人情報保護団体「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」に加盟しています。
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記までお申し出することができます。

個人情報の取得について

当社は、事業の遂行にあたり必要な個人情報につきましては、ご本人様から直接、または業務委託先を含む第三者、あるいは一般に入手可能な情報等から適正に取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。

個人情報の利用目的について

当社の開示対象の個人情報の利用目的は次のとおりです。

• 採用応募者への連絡
• 採用選考
• 入社手続
• 福利厚生
• 安全衛生管理
• 人事労務管理
• 入退室管理
• セキュリティ管理
• 給与支払い手続
• 社会保険等の記録管理
• 業務連絡
• 緊急時や災害時の連絡
• 本人確認
• 一般的社交儀礼状等送付
• 保有個人情報の保護態勢の維持

当社の開示対象の個人情報の利用目的は次のとおりです。

• 反訳業務
• 会議録作成業務
• 編集及び印刷

個人情報のご提供について

当社では、お客様からのお問い合わせや求人に対するお問い合わせについて、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報をご提供いただく場合があります。
この場合は、当社の個人情報保護に対する取り組みをご理解いただき、ご同意の上提供いただくようお願いいたします。
ご提供いただいた場合は、ご同意いただいたものとして処理させていただきますので、ご了承ください。
ご提供いただいた個人情報につきましては、「個人情報保護方針」及び当社規程、また関連する法令、その他の規範を遵守した上で、利用目的の範囲内のみで利用させていただきます。
当社は、ご提供いただいた個人情報について、法令に基づき提供に応じなければならない場合を除き、ご提供者のご同意なく第三者に開示・提供することはありません。

個人情報の開示請求手続きについて

当社では、ご提供いただいた個人情報に関して、「個人情報の保護に関する法律」に基づき、ご本人様からご自身の個人情報に関する開示、利用目的の通知、訂正、追加又は削除、利用停止等（以下、「開示等」といいます。）のご請求があった場合、ご本人もしくは正当な代理人からの請求であることを確認させていただいた上で、速やかに対応いたします。
ただし、次の場合には、保有個人データの全部または一部を開示できないことがあります。

• ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適性な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合

当社への開示請求のお申し出は、所定の「個人情報開示請求書」にご記入いただくことになります。
この様式に関しましては、上記「個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ先」までご連絡ください。

当社が保有する保有個人データについて

保有者：株式会社議事録発行センター
岡山県岡山市北区高柳西町1-23
代表取締役 友野泰志

個人情報保護管理者：業務１課課長
連絡先：苦情・相談窓口

全ての保有個人データ：当社は、以下の保有個人データを開示対象としています。

• 従業者、退職者の人事及び労務管理情報
• 採用応募者の応募情報
• 来訪者の氏名、会社名、所属等の情報
• お客様よりの当社へのお問合せの情報

苦情・相談窓口：庶務係　電話番号：086-255-1332

当社が所属する認定個人情報保護団体：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：個人情報保護苦情相談室
住所：〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565、0120-700-779

安全管理のために講じた措置：
基本方針の策定
個人データの取扱いに係る規律の整備
組織的安全管理措置
人的安全管理措置
物理的安全管理措置
技術的安全管理措置

開示等手続について：苦情・相談窓口までご連絡ください。必要手続きをご案内いたします。